時間の無駄をなくす!会議の効率化のための3つのルール

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この会議って何のため?

こんにちは。Nj-web(@nj_web)です。

私はWebディレクターとして働いている以上、打合せやミーティングなどのいわゆる会議と呼ばれる営みに何度となく参加する機会があります。
ディレクターがイニシアティブを取って進行をすることは多々あるのですが、どうもこの会議というものが苦手でした。

いろんな思惑を持った人が参加しますので、当初考えていた方向と違う方向に話がそれてしまったり、ひどい場合は愚痴や世間話で会議が終わってしまうことも。

そんな時間の無駄になってしまう会議をしないためにはどうしたらいいか?
まだまだ若輩者の私ではございますが、これまでの経験で学んだことを書いてみたいと思います。

アジェンダをつくる

アジェンダの例

話が脱線したときに、個々の参加者の会議の前提がバラバラだと元の路線に戻すのにかなり苦労します。
ヒートアップした方々も落ち着かせて元の路線に戻すのはかなり骨な作業ですし、無理矢理に戻したとしても話に集中してもらえない恐れがあります。

こうしたことを避けるために、あらかじめアジェンダを作成しておいて、「今日の会議ではこれを決めます!」という認識を会議の前に共有しておくことをおすすめします。

資料の頭に書いても良いのですが、意外と読まれないので、事前にメールで書いて参加者全員に送っておくと効果的です。
特に凝ったことを書く必要もなく、決めたいことを箇条書きでメールしておくぐらいで十分です。

ちなみに、ちょっとズルいやり方かもしれませんが、可能であれば参加者の上司にもCCを入れてアジェンダを送っておくこともおすすめします。
相手の上司にもアジェンダを共有しておくことで、後からその参加者が上司に会議について報告を求められる可能性が出てきますので、実のある会議になるように協力的な態度になってくれたりします(笑)。

結論を確認する

キミがやるんやで!

よろしくない会議でありがちなのが、皆好き勝手にしゃべくりまくった挙句、結局どうするのかという「結論」が出ないまま終わってしまうというケースです。
問題についての理解は深まった、活発な議論も行えた、にもかかわらず、会議の前から仕事としては一歩も前に進んでいないという状況です。

やっかいなのは、こういう状況になっていても、「会議をしていた」ということで「仕事をしたつもり」になってしまうことですね。

実際には、仕事を前に進めるためには、「誰が」「何をするか」を明確に決めておく必要があります。
これができていないと、仕事がお手玉になってしまったり、参加者が暴走してしまったりして、せっかく時間をかけて会議をしたのにも関わらず円滑に仕事を進めることができません。
仕事が前に進まないだけならまだしも、あらぬ方向に進んでしまってリカバリーに時間がかかってしまうといった、会議をすることで仕事の進行が逆に遅れてしまうというようなことになったら目も当てられません。

こうした状況を避けるために、会議の終わりに「その会議の結論」、「誰が」「何をするか」は確実に確認しておくようにしましょう。
自分が会議の進行役であった場合はもちろんのこと、一参加者としてその場にいる場合も出来る限り意識して結論を明確にするように誘導したいところです。

決定したことを記録に残す

お前やるゆーたやんけ!

上記の項目で結論を明確にしたら、会議が終わったあとにアジェンダを送った時と同じように参加者全員に決定した結論を再度周知しておきましょう。
こうすることで、後日の「言った言わない」をなくすことができます。
また、「認識に相違があればご指摘ください」の一文を添えておくことで、間違った方向へ仕事が進んでしまうことを未然に防ぐこともできます。

「言った言わない」の論争は、どちらも自分が正しいという主張のもとに行われる争いですので、終着することがありません。
しかも、その論争をしたからといって、仕事が前に進むものではないので、完全に時間の無駄です。
「時間を無駄にする会議」は会議の時間だけでなく、終わったあとの時間も無駄にしてしまいます。
精神的に摩耗もしてしまいますので、是非とも避けたい事態ですね。

ちなみに、ここでも参加者の上司にCCを入れる作戦は使えます。
いい感じに参加者にプレッシャーを与えることができます(笑)。
やり過ぎると嫌われるので嫌味にならない程度で、ここぞというときに試してみてください。

とはいえ:たまには世間話もいいのかもね

と、ここまで、いかに会議を無駄なく進めるかについて書かせていただきました。
とはいえ、常にデスクワークをしている方にとって、会議というものは貴重なコミュニケーションの場になり得ます。
仕事の進行には人間関係も少なからず影響しますので、あんまりガチガチに固めすぎるのも考えモノ。
時には世間話を交えて会議を楽しむのもひとつの手かなと思います。

なんだか、最後の最後で論旨をひっくり返してしまったような気がしますが、ここで書いたような手法でスムーズに会議が進めば世間話が間に挟まっても結果オーライでしょう。

うん、そういうことにしておきましょう。

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